Les principales erreurs à éviter lors de l’organisation d’un événement

Les principales erreurs à éviter lors de l’organisation d’un événement

7 septembre 2022 0 Par John

Tout le monde fait des erreurs, et si tirer des leçons de ses erreurs de jugement est sans doute plus utile et important que de les éviter dès le départ, c’est aussi plus embarrassant. Connaître les erreurs les plus courantes dont vous pourriez être la proie lors de la planification de vos événements pourrait vous aider à les éviter. Nous avons donc dressé une liste des erreurs les plus courantes commises par les organisateurs d’événements. Nous espérons qu’un jour, vous serez en mesure de regarder en arrière avec soulagement, car il s’agissait des erreurs de quelqu’un d’autre et non des vôtres.

Ne pas promouvoir suffisamment l’événement

Vous avez peut-être fait des recherches approfondies sur votre marché cible et fait en sorte que votre événement corresponde exactement à ses besoins et à ses envies, mais si vous ne leur en parlez pas, personne ne viendra. Pour réussir, il est essentiel de faire passer le message de manière claire sur plusieurs supports et de manière cohérente sur une période prolongée. Cela peut sembler évident, mais ce point est en tête de liste car les organisateurs d’événements sont souvent déçus parce qu’ils n’ont pas communiqué efficacement sur l’importance de leur événement. Assurez-vous de ne pas être l’un d’entre eux !

Choisir la mauvaise date

Il existe de nombreuses façons de transformer une excellente idée d’événement en un désastre en l’organisant au mauvais moment. Vous avez peut-être prévu une fête d’enfants pendant les heures d’école, une activité en plein air en hiver ou une procession à la bougie en journée – ou peut-être votre événement coïncide-t-il simplement avec un autre événement important ou concurrent, ou avec un moment où votre public est occupé à quelque chose de plus important. Quoi qu’il en soit, le choix du moment de votre événement est crucial et doit faire l’objet d’une attention toute particulière.

Laisser trop peu de temps pour les préparatifs de l’événement

Il y a deux facteurs à prendre en compte : combien de temps à l’avance vous commencez à préparer votre événement et combien d’heures vous y consacrez pendant cette période. L’organisation d’un événement est souvent un engagement à temps plein, parfois même plus, donc si vous avez d’autres choses à faire ou si vous pensez qu’il suffit de consacrer une journée aux préparatifs tous les quinze jours, vous risquez de ne pas être à la hauteur. Des choses comme la constitution d’une équipe et la promotion doivent être entamées bien avant le grand jour, et les tâches prennent souvent plus de temps que prévu, alors déterminez exactement ce que vous devez faire et quand, puis assurez-vous de laisser plus de temps que nécessaire pour tout ce qui figure sur votre liste. Parce que chacun de vos événements sont différents, ELEGANCE Hôtesses, agence d’hôtesse à Paris, répond à vos attentes afin de vous apporter une prestation sur-mesure.

Oublier de confirmer les derniers détails avec les collaborateurs

Vos vendeurs, orateurs, traiteurs et autres participants ont beaucoup d’autres choses à faire, et croyez-le ou non, votre événement n’est pas la première et la dernière chose à laquelle ils pensent à tout moment. Cela signifie qu’ils peuvent facilement oublier leurs engagements ou trouver que la date de l’événement approche trop rapidement. C’est pourquoi il est essentiel de maintenir le dialogue avec eux pour vous assurer qu’ils attendent votre événement et qu’ils sont prêts à faire leur part le moment venu. En particulier, un rappel quelques jours (ou le temps qu’il leur faut pour être sûrs de pouvoir tenir leurs promesses) avant le début de l’événement est indispensable – et continuez à essayer si vous n’avez pas de nouvelles !

Ne pas avoir de plan d’urgence

Il y a tellement de choses qui peuvent mal tourner lors d’un événement. La météo peut gâcher vos plans, la circulation peut causer des retards et les défections peuvent vous décevoir. Ajoutez à cela une liste presque infinie d’autres problèmes inattendus, et vous vous retrouvez en terrain miné. Les problèmes auxquels vous pouvez être confronté dépendront de la nature de votre événement, il est donc important que vous fassiez un brainstorming approfondi et que vous dressiez la liste de tout ce qui pourrait mal tourner. Une fois cette liste dressée, élaborez des plans de secours solides qui vous permettront de surmonter chacune de ces difficultés individuellement tout en assurant la réussite de votre événement. Vos participants comprendront que des problèmes peuvent survenir, mais ils seront moins indulgents si vous n’avez pas semblé envisager cette possibilité vous-même.